Digitaler Posteingang bei der Pensionskasse Stadt Zürich

Ein grosser Vorteil war, dass FIVE in der Pensionskassenwelt Erfahrung hat. Sie kennen die Anforderungen der Branche und man begegnet sich auf Augenhöhe.

Ruth Basler

Pensionskasse Stadt Zürich

Die Ausgangslage

Die Pensionskasse Stadt Zürich ist mit gut 33'000 aktiv Versicherten, über 18'000 Pensionsberechtigten und einem verwalteten Vermögen von 16 Mia. CHF eine der grösseren Vorsorgeeinrichtungen der Schweiz. Die 1913 als Abteilung der Stadtverwaltung gegründete Institution ist seit 2003 eine selbstständige Stiftung. Im Rahmen einer seit Jahren verfolgten Strategie wurde nun das Projekt «Postdigitalisierung» umgesetzt.

Ruth Basler, als Leiterin Organisation und Informatik bei PKZH waren Sie bei diesem Projekt Ansprechpartnerin der FIVE. Wie ist der Kontakt zustande gekommen?

Er besteht bereits seit 1999! Im Jahr 2002 haben wir unser gesamtes Papierarchiv mit FIVE digitalisiert, damals ein mutiger Schritt. Beim aktuellen Projekt haben wir uns viel Zeit für die Evaluation und die konzeptuelle Vorarbeit genommen.

Schliesslich haben Sie sich für FIVE Webflow entschieden?

Im Zentrum stand die Digitalisierung des Posteingangs. Neu wird die eingehende Post zentral gescannt. Dabei sorgt smart FIX für die Belegerkennung. Anhand von typischen Briefbeispielen wurde smart FIX trainiert, die richtigen Personendaten und den richtigen Geschäftsfall zu erkennen. Ist es ein Austritt, eine Pensionierung, ein Einkauf? Das Dokument wird dann automatisch dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet.

Erfolgt diese Zuordnung immer richtig? Beim Posteingang kann es sich ja um eine E-Mail, einen Brief oder ein PDF handeln…

Oder sogar um einen handgeschriebenen Brief. Da muss natürlich dann der Mitarbeitende beim Posteingang eingreifen. Bei allen anderen Fällen erfolgt die Zuordnung weitgehend fehlerfrei.

Gibt es weitere Vorteile?

Ja, wir verfügen über eine Schnittstelle zur Pensionskassensoftware Xplan. Das ist sehr komfortabel, da wir vom einen Programm Daten oder Dokumente des jeweils anderen aufrufen können. Das vereinfacht und beschleunigt die Arbeit unserer Sachbearbeitenden und hat auch bewirkt, dass die Lösung auf grosse Akzeptanz stiess.

Welches waren denn die Meilensteine dieses Projekts?

Der Startschuss fiel im März 2018. Im Juli und August haben wir mit FIVE zusammen die Server aufgesetzt und die Programme installiert und konfiguriert. Seit Dezember sind wir damit produktiv. Erwähnenswert ist, dass unsere Pilotuser im November während einer kurzen Zeit den Posteingang sowohl digital als auch analog verarbeiteten. Dabei hat sich gezeigt, dass das System korrekt und stabil funktioniert. Später konnten diese Pilotuser ihre Kolleginnen und Kollegen schulen.

Dann kann man Sie als zufriedenen Kunden bezeichnen?

Ja. Ein grosser Vorteil war, dass FIVE in der Pensionskassenwelt Erfahrung hat. Sie kennen die Anforderungen der Branche und man begegnet sich auf Augenhöhe. So konnte uns Nicola Isch von FIVE verschiedentlich aufzeigen, welche Konsequenzen diese oder jene Entscheidung haben würde. Ich empfehle FIVE und die bei uns installierten Lösungen jederzeit, Firmen unserer Branche ebenso wie anderen KMU.

Sie sind voll des Lobes. Gibt es denn auch Kritikpunkte?

Ich denke, dass FIVE beim Thema IT- Sicherheit noch etwas Luft nach oben hat. Ein Standard-Produkt wie Webflow braucht meiner Ansicht nach heute bei jeder grösseren Änderung ein unabhängiges Security-Audit.

Besten Dank für Ihre Ausführungen!