Chaos im Archiv? Mit DMS wird’s plötzlich einfach

Die digitale Transformation macht auch vor KMUs nicht Halt – papierbasierte Prozesse bremsen Effizienz und Flexibilität. Ein durchdachtes Dokumentenmanagementsystem (DMS) spart Zeit, schützt Daten und sorgt für klare Strukturen. Doch der Umstieg will gut geplant sein. Hier erfährst du, worauf es wirklich ankommt.

Warum du Papier endlich loswerden solltest

Die Nachteile papierbasierter Prozesse liegen auf der Hand. Dokumente in Papierform verursachen Chaos, nehmen Platz weg und sind oft schwer auffindbar, insbesondere wenn sie in verstaubten Archiven oder verstreuten Aktenordnern lagern. Hinzu kommt, dass der Zugriff auf Papierdokumente eingeschränkt ist: Sie können immer nur an einem Ort gleichzeitig genutzt werden, was die Zusammenarbeit erschwert. Auch die Sicherheit ist ein Problem. Papier kann leicht verloren gehen, gestohlen oder durch Feuer oder Wasser zerstört werden.

Ein DMS löst all diese Probleme. Digitale Dokumente sind jederzeit und von überall aus zugänglich. Automatisierte Prozesse sparen deinem Team wertvolle Arbeitszeit, und durch Backups sowie den Einsatz von Verschlüsselung und Zugriffsrechten sind deine Daten besser geschützt. Ein weiterer Pluspunkt: Mit einem DMS kannst du gesetzliche Vorgaben leichter einhalten. Die Frage ist also nicht mehr, ob du den Schritt zum digitalen Dokumentenmanagement gehst, sondern wie du ihn am besten umsetzt.

Klarheit schaffen: Wo stehst du – und wo willst du hin?

Bevor du mit der Digitalisierung deiner Dokumente beginnst, solltest du dir zunächst einen genauen Überblick verschaffen. Analysiere, wie viele Dokumente in deinem Unternehmen existieren und welche Abteilungen besonders stark betroffen sind. Überlege, welche Probleme durch die Papierverwaltung derzeit entstehen. Werden zu viele Ressourcen durch die Suche nach Dokumenten gebunden? Ist die Zusammenarbeit zwischen Teams durch den eingeschränkten Zugriff erschwert?

Nachdem du die Ausgangssituation klar verstanden hast, definiere konkrete Ziele. Möchtest du vor allem die Effizienz steigern und Zeit sparen? Oder geht es dir in erster Linie darum, gesetzliche Anforderungen besser zu erfüllen? Eine klare Zielsetzung hilft dir, die richtigen Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen.

So findest du das passende DMS für dein Business

Ein Dokumentenmanagementsystem muss zu deinem Unternehmen passen. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Zum Beispiel sollte das System benutzerfreundlich sein, damit deine Mitarbeiter schnell damit arbeiten können, ohne lange Schulungen zu benötigen. Ebenso wichtig ist die Skalierbarkeit: Dein DMS sollte mit deinem Unternehmen wachsen können, insbesondere wenn du vorhast, in Zukunft weitere Standorte oder Teams einzubinden.

Ein weiterer Punkt ist die Integration in bestehende Software. Falls du bereits ein ERP- oder CRM-System nutzt, sollte das DMS nahtlos damit zusammenarbeiten können, sodass im Kernsystem erstellte Dokumente automatisch archiviert werden und aus dem Kernsystem direkt auf archivierte Dokumente zugegriffen werden kann, ohne das System zu verlassen. Zudem musst du dich entscheiden, ob du das DMS in der Cloud oder lokal auf eigenen Servern betreiben möchtest.

Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile, die von deinen individuellen Anforderungen abhängen. Natürlich spielt auch das Budget eine Rolle. Achte darauf, nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch mögliche Folgekosten im Blick zu behalten.

Alte Akten, neuer Start: So digitalisierst du deinen Bestand richtig

Die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Dateien ist einer der wichtigsten Schritte beim Übergang zu einem DMS. Dabei solltest du strukturiert vorgehen. Zunächst benötigst du geeignete Scanner, idealerweise mit Texterkennungssoftware (OCR), die es ermöglicht, gescannte Dokumente nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Es ist sinnvoll, die Dokumente nach einem logischen System zu kategorisieren – etwa nach Abteilungen, Projekten oder anderen Kriterien, die deinem Unternehmen entsprechen.

Vergiss dabei nicht die rechtlichen Aspekte. Für viele Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen, und die digitalen Kopien müssen revisionssicher archiviert werden, um im Falle einer Prüfung anerkannt zu werden. Nutze diese Gelegenheit auch, um alte Dokumente auszumisten. Nicht alle Unterlagen müssen digitalisiert werden. Ein gezieltes Aussortieren spart Zeit und Speicherplatz.

Alte Akten, neuer Start: So digitalisierst du deinen Bestand richtig

Ohne Team kein Erfolg: Mitarbeitende mitnehmen

Ein Dokumentenmanagementsystem ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Daher ist es essenziell, deine Mitarbeiter frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubinden. Organisiere Schulungen, um sicherzustellen, dass alle verstehen, wie das DMS funktioniert und welche Vorteile es bringt. Das nimmt vielen die Angst vor der neuen Technologie. Manche Mitarbeiter könnten skeptisch sein, ob ein DMS ihre Arbeit ersetzt oder zu einer zusätzlichen Belastung wird. Hier ist es wichtig, klarzumachen, dass das DMS ihnen helfen soll, ihre Arbeit effizienter zu erledigen.

Eine zentrale Anlaufstelle für Fragen und Probleme ist ebenfalls hilfreich, besonders in der Anfangsphase nach der Einführung. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, Unterstützung zu bekommen, steigt die Akzeptanz für das neue System deutlich.

Digitalisieren heisst: Prozesse neu denken

Die Einführung eines DMS bietet die perfekte Gelegenheit, bestehende Arbeitsabläufe zu hinterfragen. Viele papierbasierte Prozesse sind historisch gewachsen und längst nicht mehr zeitgemäss. Nutze die Umstellung, um diese Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren. Zum Beispiel können Genehmigungsprozesse oder die Verarbeitung von Rechnungen durch Digitalisierung und Automatisierung erheblich beschleunigt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang mit neuen Dokumenten. Dein Ziel sollte es sein, möglichst papierlos zu arbeiten. Erstelle und bearbeite Dokumente digital, anstatt sie auszudrucken und abzuheften. Ausserdem solltest du klare Regeln für den Zugriff auf Dokumente definieren. Wer darf welche Informationen einsehen oder bearbeiten? Ein durchdachtes Rollen- und Rechtesystem erhöht die Sicherheit und erleichtert die Zusammenarbeit.

Datensicherheit & DSG: So bleibst du compliant

Digitale Dokumente bringen neue Sicherheitsanforderungen mit sich. Stelle sicher, dass deine Daten regelmässig gesichert werden, am besten durch automatische Backups. Zugriffsrechte sollten so konfiguriert sein, dass sensible Informationen nur von autorisierten Personen eingesehen werden können. Vergiss nicht, auch den Datenschutz zu berücksichtigen. Insbesondere bei personenbezogenen Daten ist die Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) Pflicht. Hierbei kann dir ein gutes DMS helfen, da viele Systeme entsprechende Funktionen bereits integriert haben.

Und? Läuft’s? So misst du den DMS-Erfolg

Nach der Einführung des DMS ist es wichtig, den Erfolg zu messen. Überprüfe, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden. Sind die Prozesse tatsächlich schneller geworden? Konnten Kosten eingespart werden? Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit dem neuen System? Nutze das Feedback, um das DMS weiter zu optimieren. Viele Systeme bieten ausserdem Analysefunktionen, die dir helfen können, Schwachstellen aufzudecken und Verbesserungen vorzunehmen.

Fazit: Digital statt verstaubt – jetzt ist die Zeit für dein DMS

Der Sprung vom Papier zum digitalen Dokumentenmanagement ist mehr als ein Technologiewechsel – es ist ein echter Gamechanger. Mit klarem Plan, der passenden Lösung und deinem Team an Bord machst du dein Unternehmen schneller, schlanker und zukunftssicher. Also: Nicht länger zögern – die Digitalisierung läuft. Bist du dabei?